Phân bổ danh bạ cho nhân viên

Bất kỳ tổng đài nào cũng cần bảo mật thông tin, lịch sử tương tác của khách hàng. Tính năng phân bổ nhân viên nào có quyền xem và thao tác với danh bạ được tạo nên nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tế trên.

A. Cơ chế hoạt động
B. Cách sử dụng

A. Cơ chế hoạt động

Admin có quyền phân bổ một nhóm danh bạ cho một hoặc nhiều nhân viên phụ trách. Việc phân bổ chỉ có thể được thực hiện trên cấp độ nhóm danh bạ, không thể thực hiện với từng danh bạ riêng lẻ. Khi nhân viên được phân phụ trách một nhóm danh bạ cụ thể:

• Chỉ nhân viên đó có quyền tìm kiếm, xem các danh bạ trong nhóm. Đối với nhân viên khác, nhóm đó sẽ bị ẩn đi, cũng không thể tra thông tin khách hàng. 
• Tuy nhiên, nhân viên không phụ trách vẫn có thể nghe gọi với danh bạ đó, cụ thể như sau:

(i) Cuộc gọi đến: Cuộc gọi vẫn chỉ tuân thủ theo kịch bản tổng đài được thiết lập ban đầu. Ví dụ: Tổng đài có 2 nhân viên A và B. Số máy nhánh của cả A và B đều nằm trong kịch bản nhận cuộc gọi đến. Admin phân cho nhân viên A phụ trách nhóm “Khách hàng thân thiết”, thì khi một khách hàng thuộc nhóm này gọi vào tổng đài, cuộc gọi vẫn đổ chuông cho A và B theo kịch bản đã được thiết lập sẵn. Nhân viên B có thể trả lời. Sau khi trả lời và tải lại trang, B sẽ không nhìn thấy lịch sử cuộc gọi vừa trả lời, chỉ có A và Admin mới nhìn thấy.

(ii) Cuộc gọi đi: Nhân viên B vẫn có thể nhập số điện thoại vào call box (nếu họ biết số điện thoại) và gọi danh bạ mình không phụ trách. Sau khi tải lại trang, lịch sử cuộc gọi này sẽ không hiển thị trên trang của nhân viên đó.

• Theo mặc định, ban đầu chỉ admin được quyền phân bổ nhóm danh bạ cho nhân viên.
• Khi một nhân viên tạo nhóm mới, mặc định ban đầu chỉ nhân viên này và admin được quyền truy cập nhóm danh bạ đó.

B. Cách sử dụng

Hình 1: Phân bổ danh bạ cho nhân viên

NOTE: Những danh bạ mà nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ được nhắc nhở (tính năng Nhắc nhở) thì vẫn sẽ hiển thị ở đầu danh sách liên hệ dù Admin đã thao tác không cho phép nhân viên phụ trách nhóm chứa danh bạ này. Sau khi nhân viên đánh dấu “Hoàn thành”, các danh bạ này sẽ thật sự được ẩn đi với họ.