Phân nhánh nhóm danh bạ

Bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần phân bổ nhân viên của mình sao cho phù hợp với dữ liệu khách hàng. Với tính năng phân nhánh nhóm danh bạ được tạo nên nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tế trên.

A. Cách tạo nhánh danh bạ

Admin có quyền tạo ra nhiều nhóm danh bạ nhỏ trong 1 nhóm danh bạ lớn. Một danh bạ lớn có thể bao gồm nhiều nhóm danh bạ nhỏ.

Hình 1: Truy cập nhóm danh bạ

Tính năng phân nhánh nhóm danh bạ được thực hiện với vài thao tác đơn giản như sau:

• Đầu tiên, bấm vàođể truy cập giao diện Nhóm danh bạ.
• Tiếp theo bạn cần tạo một nhóm rồi thêm danh bạ vào nhóm (nếu chưa có). Ở đây sẽ tạo sẵn một nhóm tên “Data Sales”
• Để thêm một nhánh danh bạ mới, chọn biểu tượngvà bảng dưới đây sẽ xuất hiện. Đặt tên nhóm mới là “Marketing” và tại mục “Nhóm chính” chọn “Data Sales“.  Mục “Danh sách thành viên nhóm” là khi các điện thoại viên được phân vào nhóm này sẽ được phân theo vai trò ở trong nhóm. Ví dụ ở đây chọn Level 1 và Level 5 cho nên các bạn điện thoại viên sẽ có một trong hai level đó tùy người admin thay đổi.

Hình 2: Cửa sổ tạo nhóm danh bạ mới xuất hiện

• Và đây là kết quả sau khi tạo. Lúc này chúng ta có thể làm việc tại nhóm danh bạ này như nhóm danh bạ lớn (thêm liên lạc, nhắn tin, xuất file, vv…).

Hình 3: Sau khi thêm nhóm danh bạ

B. Cách sửa tên và thông tin nhánh danh bạ

Có 2 cách để sửa tên cho nhánh danh bạ:

• Cách 1: Nháy đúp chuột vào tên của nhánh danh bạ, sau đó sửa lại tên và ấn ra ngoài để lưu. Ở đây sẽ sửa tên “Marketing” thành “Sales“.

Hình 4: Sửa tên theo cách nháy đúp chuột

• Cách 2: Chọn biểu tượngtại nhánh danh bạ sau đó chọn biểu tượngvà cửa sổ dưới sẽ xuất hiện. Có 2 mục, đầu tiên là sửa tên, tại đây sẽ đổi tên nhóm từ “Sales” thành “Khách hàng tiềm năng“. Mục còn lại là Nhóm chính, mục này cho phép người quản lý thay đổi nhánh danh bạ sang nhóm mới hoặc tạo thành nhóm danh bạ lớn mới. Ở đây sẽ cho nhóm đổi tên này thành nhóm danh bạ lớn lên sẽ chọn “Không chọn nhóm” và lưu lại.

Hình 5: Thay đổi tên và thông tin cho nhánh danh bạ

C. Xóa một nhánh danh bạ

Xóa một nhánh danh bạ cũng sẽ tương tự như xóa một nhóm danh bạ vậy.

Bước 1. Tại cửa sổ NHÓM, bấm vào icontại nhóm bạn cần xóa.
Bước 2: Bấm vào icon
Bước 3: Chọn xóa theo Danh bạ nhóm hoặc Chỉ nhóm.

• Xóa “Danh bạ nhóm“: Xóa toàn bộ danh bạ trong nhóm (vẫn giữ nhóm)
• Xóa “Chỉ nhóm“: Xóa tên nhóm (danh bạ được chuyển ra mục “Tất cả danh bạ“)

Hình 6: Xoá một nhánh danh bạ

D. Lọc liên hệ trong một nhóm hoặc nhánh danh bạ

Gcalls cung cấp một bộ lọc danh bạ giúp quản lý và nhân viên có thể lọc và kiểm tra liên lạc tùy theo nhu cầu của mình. Để lọc danh bạ:

Bước 1. Chọn một nhóm danh bạ muốn lọc, ở đây sẽ chọn “Tất cả danh bạ”
Bước 2: Chọn biểu tượngvà xuất hiện bảng dưới đây

Hình 7: Bộ lọc danh bạ

Mỗi khi tùy chọn bộ lọc xong ấn Lọc để tiến hành lọc, ấn Reset để trở về mặc định (hình 7 bên trái là mặc định) Tại đây có hai kiểu lọc chính:

• Lọc theo Danh bạ (hình 7 bên trái): Lọc theo thời gian gần nhất (1, 3, 7 ngày gần đây) và Sắp xếp (theo lần tạo gần nhất và lọc theo A-Z)
• Lọc theo Hoạt động: Lọc theo lịch sử cuộc gọi (gọi đến, gọi đi) và thời gian gần nhất (1, 3, 7 ngày gần đây)

Hình 8: Minh hoạ lọc theo danh bạ