Nhắc nhở

Nhắc nhở là một tiện ích Gcalls mang đến giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và không bỏ sót các công việc cần thực hiện trong tương lai. Khi đến thời hạn đã thiết lập, Gcalls sẽ tự động nhắc nhở bạn thực hiện công việc. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể để bạn hiểu rõ hơn về tính năng này.

A. Tạo nhắc nhở

1. Nhắc nhở cho 1 danh bạ:

Bước 1. Tại trang thông tin người dùng, chọn Nhắc nhở để vào giao diện sử dụng.

Hình 1. Tạo nhắc nhở

Bước 2. Nhập nhắc nhở: Nội dung công việc cần thực hiện. 

Bước 3. Người nhận tin: Nhân viên sẽ nhận được thông báo này.

Bước 4. Thời gian thực hiện: thời điểm nhắc nhở sẽ được gửi đến cho nhân viên.

Bước 5. Bấm “Lưu” để nhắc nhở được tạo.

2. Nhắc nhở nhiều danh bạ

Nhà quản lý có thể tạo nhắc nhở hàng loạt tại trang hoạt động khi mở ở giao diện bảng:

Bước 1: vào trang hoạt động, chọn giao diện bảng

Bước 2: tick vào danh bạ muốn phân công nhắc nhở

Bước 3: click vào biểu tượng dấu + để tạo nhắc nhở

Bước 4: lựa chọn nhân viên cần nhắc nhở gọi lại và điền thông tin, lưu lại.

Hình 2: nhắc nhở nhiều danh bạ ở trang hoạt động

Danh bạ được tạo nhắc nhở sẽ hiển thị ưu tiên trên “Tất cả liên hệ”, đồng thời đính kèm tổng số nhắc nhở của danh bạ ấy và phân biệt theo màu sắc dựa vào thời gian thực hiện để người dùng dễ dàng theo dõi. Trong đó:

• Màu xám: Nhắc nhở quá hạn, có ngày nhắc quá ngày hôm nay
• Màu xanh: Nhắc nhở chờ đến hạn, có ngày nhắc sau ngày hôm nay
• Màu đỏ: Nhắc nhở đến hạn, có ngày nhắc là ngày hôm nay

Hình 3. Danh bạ có nhắc nhở được đưa lên đầu và phân biệt bằng màu sắc

Để trực quan hơn nhắc nhở còn được hiển thị trực tiếp trên “Hoạt động” với đầy đủ thông tin từ nội dung đến người nhận tin, thời gian nhắc nhở.

Hình 4. Nhắc nhở hiện trong mục “Hoạt động”

B. Hình thức nhắc nhở và hoàn thành

1. Hình thức nhắc nhở:

Khi đến thời điểm thiết lập, nhắc nhở sẽ được gửi qua email của người nhận tin đồng thời hiển thị dòng thông báo khi người dùng đang online.

Hình 5. Thông báo nhắc nhở qua email

2. Cách thức hoàn thành:

Sau khi đã hoàn tất công việc, để ghi nhận và tắt nhắc nhở đi bạn chỉ cần nhấn vào iconở trang hoạt động hoặc trang thông tin danh bạ. Lúc này nhắc nhở sẽ không hiển thị ưu tiên và đánh số trên “Tất cả liên hệ” nữa.

Hình 6. Thao tác sau khi hoàn thành công việc được nhắc nhở