Gcalls với Freshdesk

Bài viết gồm những nội dung sau:

A. Thao tác nghe gọi
  1. Gọi ra (Click-to-Call)
  2. Nhận cuộc gọi
  3. Click-to-SMS
B. Cửa sổ iFrame hiển thị thông tin khách hàng
  1. Trường hợp số điện thoại đã được lưu ở Freshdesk
  2. Trường hợp số điện thoại chưa được lưu ở Freshdesk
C. Tự động lưu thông tin cuộc gọi ở Gcalls

Trước tiên, để có thể nghe gọi trên Freshdesk, bạn cần cài đặt Gcalls Plus Extension xuống Google Chrome của bạn và đăng nhập. Vui lòng xem giới thiệu và hướng dẫn ở đây.

A. Thao tác nghe gọi

1. Gọi ra (Click-to-Call)

Click vào biểu tượng điện thoại bên cạnh số điện thoại bạn muốn gọi ở bên ngoài danh sách liên hệ “Contacts” hoặc ở trong một liên hệ cụ thể.

Hình 1. Click-to-Call trên Freshdesk

2. Nhận cuộc gọi

Với Gcalls Plus Extension, khi có cuộc gọi đến, call box sẽ hiện lên để thông báo cho phép bạn trả lời cuộc gọi ngay trên giao diện Freshdesk khi khách hàng gọi đến. Nếu bạn đang ở một giao diện làm việc khác, thông báo sẽ hiện ở góc trên cùng bên phải màn hình, bạn có thể click vào đó để được dẫn đến trang Freshdesk và trả lời cuộc gọi.

Hình 2. Thông báo cuộc gọi đến dù không ở giao diện Freshdesk

3. Click-to-SMS

Bên cạnh việc nghe gọi, bạn còn có thể gửi tin nhắn trực tiếp trên giao diện của Freshdesk. Cách thực hiện cũng tương tự như bấm gọi, bạn chỉ cần rê chuột vào số điện thoại và nhấn vào icon để gửi tin nhắn.

NOTE: Dịch vụ SMS Marketing được cung cấp khi khách hàng có nhu cầu (tham khảo tại đây)

Hình 3. Click biểu tượng SMS để gửi tin nhắn brandname

B. Cửa sổ iFrame hiển thị thông tin khách hàng

1. Trường hợp số điện thoại đã được lưu ở Freshdesk

Bất cứ khi nào có cuộc gọi, một cửa sổ “View Profile” sẽ hiện lên ở góc phải màn hình. Từ cửa sổ này, bạn có thể nắm một số thông tin cơ bản của khách hàng, truy cập trang hồ sơ khách hàng, thiết lập mặc định cho phép tự động hoá và đồng bộ.

Hình 4. Cửa sổ iFrame hiển thị thông tin khách hàng

Các thành phần của cửa sổ iFrame bao gồm:

1. Tên của Contact có số điện thoại đang gọi trên Freshdesk
2. Thông tin ở trường Tags/Company trên Freshdesk
3. Thông tin 3 ticket gần nhất.
4. Thông tin cuộc gọi gần nhất, bao gồm: Thời gian, Trạng thái, Thời lượng, Nhân viên
5. Biểu tượng (1): Click để mở trang chi tiết của contact
6. Khung Ticket để tạo ticket trên Freshdesk thủ công (trường hợp bỏ tick ô Auto creating a ticket for each call (default))
7. Phần thiết lập một số chức năng mặc định. Để truy cập phần thiết lập này, nhấp vào biểu tượng “Settings” (biểu tượng (2)) ở góc phải iFrame.
  - Automatically open new tabs (default): Cho phép tự động mở trang hồ sơ khách hàng bất cứ khi nào có cuộc gọi đến
  - Automatically copy from Freshdesk to Gcalls (default): Cho phép tự đồng bộ thông tin liên hệ bất cứ khi nào có cuộc gọi
  - Auto creating a ticket for each call (default): tự động tạo 1 ticket trên Freshdesk
  - Minimize this dialog (default): tự động thu nhỏ iframe.
8. Biểu tượng (3): Click để thu nhỏ cửa sổ iFrame, tạo thêm không gian làm việc

2. Trường hợp số điện thoại chưa được lưu ở Freshdesk

Call box hiển thị thông tin được lưu ở Gcalls
iFrame cho phép một số thao tác trong hoặc sau cuộc gọi:
– Điền tên khách hàng vào ô (1) và bấm dấu (+) ở ô (2) để tạo Contact đó trong Freshdesk gồm tên đã nhập và số điện thoại
– Chọn biểu tượng sao chép ở ô (3) để tự động tạo Contact trên Freshdesk với thông tin được sao chép từ Gcalls (nếu có).

Hình 5. Một liên hệ đã lưu ở Gcalls, chưa lưu ở Freshdesk

C. Tự động lưu thông tin cuộc gọi

Sau mỗi cuộc gọi kết thúc, lịch sử cuộc gọi được lưu lại trên Dashboard của Gcalls một cách tập trung, bao gồm ghi âm và thông tin chi tiết, cho phép người dùng truy cập bất cứ lúc nào để xem và đánh giá hoạt động của tổng đài.