Ưu và nhược điểm của giải pháp VoIP

Để sử dụng giải pháp phần mềm của Gcalls, doanh nghiệp cần có một đầu số điện thoại VoIP (hay SIP Trunk) được tích hợp vào hệ thống của Gcalls. Vậy giải pháp VoIP nói chung có những ưu nhược điểm gì?

A. Ưu điểm

1. Dễ dàng cài đặt và bảo trì

• Giải pháp này hầu như không yêu cầu thêm bất cứ thiết bị phần cứng và dây cáp nào. Tất cả những gì bạn cần trang bị là máy tính, Internet (vốn luôn có sẵn) và tai nghe tổng đài có khả năng lọc âm chống ồn tốt. Vì thế, doanh nghiệp bạn cũng không cần phải có kỹ sư am hiểu để phụ trách quản lý và bảo trì.
• Lợi ích này đặc biệt có ý nghĩa với những doanh nghiệp lớn. Với giải pháp truyền thống, các công ty này thường phải tốn nhiều chi phí đầu tư vào hạ tầng, thiết bị phần cứng, phụ thuộc hệ thống cáp được kéo sẵn của toà nhà và cần có ít nhất một kỹ sư quản lý các thiết bị này.

NOTE: Ngoài ứng dụng trên máy tính, đầu số VoIP còn có thể được sử dụng với điện thoại IP Phone (tương tự điện thoại bàn nhưng truyền gói tin qua Internet) hay ứng dụng trên di động, tuỳ giải pháp của từng đơn vị cung cấp. Hiện tại Gcalls tập trung cung cấp giải pháp nghe gọi trên ứng dụng máy tính.

2. Đầu số điện thoại linh động

• Đầu số VoIP được coi là số ảo, nó hoàn toàn có thể theo bạn bất cứ nơi nào. Chỉ cần có thiết bị truy cập Internet là bạn có thể gọi và nhận cuộc gọi với đầu số của công ty.
• Những công ty triển khai mô hình làm việc từ xa, công ty phát triển nhanh với nhiều chi nhánh sẽ có thể nhận thấy rõ lợi ích này mà giải pháp mang lại.

3. Chức năng tổng đài đa dạng

• Giải pháp này cho phép bạn dễ dàng thiết lập một tổng đài chuyên nghiệp cho công ty mình như cài đặt lời chào, thông báo, phân bổ cuộc gọi đến đúng bộ phận/nhân sự khách hàng cần gặp, chuyển tiếp cuộc gọi sang một số khác…

4. Nâng cao hiệu suất và quản lý

• VoIP là một công nghệ mới thường gắn liền với các nền tảng, phần mềm nghe gọi giúp nâng cao hiệu suất công việc và tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi để phục vụ mục đích quản lý. Bạn có thể truy cập những dữ liệu này bất cứ khi nào cần. Điều này hoàn toàn khác với giải pháp điện thoại bàn thông thường, doanh nghiệp bạn hầu như không thể chủ động nắm giữ bất cứ dữ liệu cuộc gọi nào.
• Ngoài ra, giải pháp điện thoại bàn hầu như không thể can thiệp để phát triển thêm bất cứ tính năng mới nào để đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng đa dạng. Nó hầu như chỉ phục vụ nhu cầu cơ bản nhất là gọi và nhận cuộc gọi. Giải pháp VoIP – luôn đi kèm với các phần mềm hiện đại không ngừng cho ra đời những tính năng hữu ích để hệ thống tổng đài trở nên thông minh hơn và giúp con người làm việc hiệu quả hơn.

B. Nhược điểm

1. Bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố

• Chất lượng cuộc gọi của giải pháp VoIP phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền Internet. Đường truyền không đủ có thể dẫn đến hiện tượng rớt cuộc gọi, trì hoãn khi gọi đi, giật, ngắt quãng trong lúc nói chuyện… Cũng chính vì phụ thuộc vào Internet, việc hoạt động của tổng đài cũng bị ảnh hưởng khi cúp điện hay cúp Internet. Trong những trường hợp này, cuộc gọi đến sẽ được chuyển tiếp qua các số di động hay số điện thoại bàn thông thường để việc nhận cuộc gọi không bị ảnh hưởng.
• Điện thoại bàn chỉ có duy nhất một chức năng nghe gọi trong khi máy tính cùng lúc chạy rất nhiều chương trình và phần mềm. Vì vậy, cách sử dụng máy tính cũng có thể ảnh hưởng việc nghe gọi. Nếu hiệu suất của máy tính thấp vì bị quá tải, chất lượng cuộc gọi cũng sẽ giảm hoặc thậm chí máy không cho phép bạn thực hiện hay nhận cuộc gọi.
• Ngoài ra, vì công nghệ này ra đời sau nên các nhà cung cấp liên quan như nhà mạng (cung cấp đầu số VoIP), đơn vị cung cấp máy chủ (PBX) cũng cần thêm thời gian để hoàn thiện.
• Tham khảo thêm tại đây. 

2. Vấn đề bảo mật  

• Internet thường dễ gặp các vấn đề về bảo mật hơn. Vì vậy, có thể nói tính bảo mật của giải pháp VoIP thấp hơn giải pháp điện thoại bàn.